CASE MANAGEMENT
福祉用具の案件管理｜相談から完了まで抜け漏れを防ぐ方法
案件管理で大切なのは、一覧を作ることではなく、止まっている案件と次の対応をすぐ見つけられることです。
まず「今どの段階か」をそろえる
担当者ごとに進捗の呼び方が違うと、引き継ぎが難しくなります。「新規相談」「確認中」「提案」「契約・納品待ち」「完了」「見送り」など、現場に合う共通の段階を決めます。
案件ごとに確認する4つの情報
- 利用者や相談元など、案件を識別する情報
- 現在の段階と、ここまでに確認した事実
- 次に行う対応と担当者
- 対応期限と、完了・見送りになった結論
住宅改修は段階を分けて管理する
住宅改修では、相談、現地調査、提案、見積、申請、施工、完了確認が一度に終わりません。実測値や給付可否など、専門職や行政の確認が必要な事項を推測で確定せず、「確認済み」と「未確認」を分けて残すことが重要です。
週に一度、止まった案件を見る
全件を細かく読み直すのではなく、期限超過、次の対応が未入力、一定期間更新がない案件を優先して確認します。担当者を責める場ではなく、対応に必要な情報や支援をそろえる時間にすると、記録が定着しやすくなります。