INTERNAL REQUEST
福祉用具事業所の社内依頼｜担当・期限・完了条件の伝え方と記録例
福祉用具事業所で「資料を確認しておいて」「手配をお願いします」と依頼した後、どこまで進んだか分からなくなることはありませんか。社内依頼は、作業内容、担当者、必要な時期、完了の条件をそろえると確認しやすくなります。この記事では、営業担当から事務・手配担当などへ依頼するときの書き方と、架空の共有例を紹介します。実際の担当範囲や承認手順は事業所のルールに従ってください。
- 何を、どこまで行ってほしいか
- 誰が担当し、いつ対応できるか
- 完了したら、誰へ何を報告するか
社内依頼に入れたい6項目
- 対象の案件：どの相談や手配についての作業か
- 依頼する内容：確認、作成、手配などの具体的な行動
- 参照する情報：現在の書類、条件、保存先など
- 必要な時期：希望する期限と、その理由
- 担当者：実施する人と、判断が必要な場合の確認先
- 完了の条件：何がそろえば作業終了とするか、報告先は誰か
「至急」「いつものとおり」だけでは、受け取った人が優先順位や作業範囲を判断できません。相手が実施できる内容かを確認し、必要な情報が不足している場合は、誰が補うかを決めます。
作業の依頼と承認を混同しない
資料の準備を依頼することと、対外的な送付や発注を認めることは別です。確認用の下書きが必要なのか、所定の承認後に手配するのかを明記します。一般的な依頼文だけで、事業所の承認手順を省略しないようにしましょう。
社内依頼の書き方と記録例
以下は架空の案件例です。実在する利用者や取引に関する依頼ではありません。
- 依頼者：営業担当A
- 依頼先：担当B。対応可否は確認中
- 作業：候補用具の仕様資料について、寸法が分かる最新版を確認して保存する
- 参照：案件記録の候補一覧。製品はまだ決定していない
- 希望：10月26日までの社内確認を希望。相手への返答予定を相談するため
- 完了条件：対象資料と版、確認できない点を案件記録へ残し、担当Aへ報告する
- 範囲外：相手への送信、用具の発注、訪問日時の確約はこの依頼に含めない
この例では、依頼先が引き受ける前から「対応中」とは扱いません。また、資料を保存しただけで終わりにせず、依頼者への報告までを作業の範囲にしています。実際の依頼では、担当者と実施可能な予定を確認して確定します。
短い連絡文にする場合
「案件DEMO-R24の仕様資料の確認をお願いします。対象は案件記録の候補一覧です。希望する確認日は10月26日ですが、対応可能かお知らせください。資料の版と未確認点を記録し、確認後はAへ報告をお願いします。対外送付はAが確認してから行います。」
連絡文にすべての個人情報を転記する必要はありません。案件IDと参照先を示し、詳細は必要な権限の範囲で確認する方法もあります。事業所で認めた連絡・保存方法を使いましょう。
依頼の送信・受付・完了を分けて管理する
依頼を送ったことと、相手が引き受けたことは異なります。表示する状態をそろえると、「送ったつもり」「聞いていない」という行き違いを整理しやすくなります。
- 依頼中：依頼を送ったが、担当と予定はまだ確定していない
- 受付済み：担当者と対応範囲・予定を確認した
- 対応中：作業を進めている
- 確認待ち：判断や追加情報が必要で、確認先が決まっている
- 報告済み：作業結果を依頼者へ伝えた
- 完了：所定の確認を終え、残作業がないことを確認した
区分は業務に合わせて簡略化できます。重要なのは、状態の名前を増やすことではなく、誰が次に動くか分かることです。「確認待ち」なら、何を誰に確認しているのかと、次の確認予定を付けます。
期限や担当者が変わるときの共有方法
対応が難しくなった場合は、期限を過ぎてから報告するのではなく、分かった時点で依頼者と相談します。未着手なのか、情報が足りないのか、別の確認が必要なのかを分けると、追加支援や予定の調整を考えやすくなります。
社内期限と相手との約束を区別する
社内で希望した確認日を変更しても、相手と約束した返答予定が自動的に変わるわけではありません。対外的な予定への影響がある場合は、誰が相手へ連絡するかを決めます。確認できていない新しい日程を確約しないようにします。
別の担当へ渡す場合は途中経過も伝える
担当名だけを書き換えると、作業のやり直しや二重手配につながることがあります。実施済みの内容、残作業、確認先、参照した書類の版を引き継ぎます。元の担当者と新しい担当者のどちらが次に行うかも明確にしましょう。
完了報告は結果と未確認点を分ける
「対応しました」だけでなく、実施したこと、確認できたこと、確認できなかったことを報告します。依頼者が対外的な返答を行う場合、どこまで事実として伝えられるか判断する材料になります。
例えば資料確認なら、「最新版を保存した。対象製品の寸法は確認済み。ただし在庫と納期は未確認」と記録します。資料が見つかったことを、納品できることと混同しないようにします。完了後も別の作業が必要なら、新しい対応として担当者と予定を付けましょう。
社内依頼を出す前のチェックリスト
- 対象の案件が特定できる
- 依頼する作業と範囲が具体的になっている
- 参照する資料と保存先が分かる
- 希望期限と理由を伝えている
- 担当者の対応可否と予定を確認する流れがある
- 承認が必要な操作を区別している
- 完了の条件と報告先を決めている
- 不要な個人情報を連絡文へ転記していない
よくある質問
小さな依頼もすべて詳しく記録しますか？
作業の影響と引き継ぎの必要性に応じて、必要な項目を簡潔に残します。短い依頼でも対象、作業、担当、次の予定が分かると追いやすくなります。
依頼に返事がない場合は？
送信済みを受付済みと扱わず、事業所の連絡方針に沿って対応可否を確認します。急ぎの内容は所定の相談先へつなぎます。
口頭で頼んだ場合はどうしますか？
その場で担当と作業範囲を確認し、後から必要な人が追える記録へ要点を残します。記憶だけで期限や内容を補わないようにします。